Supersnelle AI Automatisering voor je E-mail

AI en automatisering gaan hand in hand.

Bij NinA AI bouwen we er veel.

Maar ook voor mezelf zet ik regelmatig automatiseringen op.

Want als je slimmer wil werken denk je na hoe je handmatige taken kan wegnemen zodat je tijd over houdt voor de belangrijke of leuke dingen!

Zo is e-mail een gigantische tijd slurper.

Een die ik om die reden al deels geautomatiseerd heb en ik ga je laten zien hoe ook jij dat kan doen in maar 3 stappen!

Geen zin om te lezen? Check de video:

Automatiseringstools

De eerste stap is het werken met een automatiseringstool. Deze werken op het “if this than that” principe. “Als dit, dan dat” in goed Nederlands.

Je stelt een “trigger” in, dit is het moment dat de automatisering geactiveerd wordt. In dit geval is dit dus een nieuwe e-mail in je inbox.

Er zijn veel opties. Zapier is de bekendste en heeft de meeste koppelingen. Make wordt het meest over gesproken en wordt door mijn AI Developers als favoriet gezien. En nog een die ik ook regelmatig zelf test vanwege de goede AI integratie: Relay app

Oh en voor de Microsoft addicts, Power Automate is waar je moet zijn.

En zo zijn er nog talloze opties overigens.

Dus net als bij taalmodellen: maak een keuze.

Stap 1: De trigger

Ik zei het al hierboven. Stap 1 is simpel, de trigger. In dit geval je email. Dat kan Gmail zijn (ook workspace) maar ook Outlook etc.

Je kan er voor kiezen dat bij iedere nieuwe email de automatisering geactiveerd wordt, maar dat zou ik (zeker in het begin) niet aanraden.

Je kan daarom twee keuzes maken, of alleen gelabelde emails of er een search op zetten.

Zo krijg ik zelf van mijn AI notetaker emails met samenvattingen van mijn online meetings. Precies de emails waar ik mijn eigen taken uit wil halen, zodat ik nooit iets vergeet!

Stap 2: AI

Hier begint de magie.

De AI stap.

Een taalmodel is erg goed in begrijpen wat je uit de tekst wil halen, maar let op, daarvoor moet je natuurlijk wel de juiste instructies geven (het prompt).

Je kan dus je ChatGPT account koppelen aan automatiseringstools, zoals in dit geval Zapier. Let op: hiervoor heb je een API key nodig en je betaald niet per maand maar in credits. Hoe meer je de tool gebruikt, hoe hoger de kosten.

Om de gegevens uit tekst te halen gebruiken we niet een normale chat functie. We kiezen voor Extract Structured Data, een mogelijkheid die je via de API krijgt.

Het prompt en instructies blijven belangrijk.

Voor de ongestructureerde tekst laden we de tekst uit het email bericht. Als model gebruik ik graag GPT-4o-mini. Dat is de mini variant van GPT-4o.

Waarom? Mini is iets minder krachtig, maar de taak die de AI krijgt is redelijk eenvoudig, taken uit de tekst halen. Het mini model is hier krachtig genoeg voor en belangrijker nog, de kosten liggen 3x lager dan GPT-4o.

De “Temperature” is een super krachtig element als je met de API werkt. Van nature is ChatGPT namelijk best creatief (1.0). Dat kan handig zijn als je aan het brainstormen bent, maar niet in dit geval.

AI moet namelijk niet de taken gaan aanpassen. Daarom stel je de “temperature” op de laagste stand in: 0.0

Onder de description vind je het prompt.

Let op, je moet ook losse taken aanmaken, zodat iedere taak los wordt opgehaald.

Stap 3: De taken opslaan

Het grootste werk is gedaan. De taken zijn aangemaakt.

Rest alleen nog de stap om de taken 1 voor 1 naar je favoriete taken-app te sturen.

Ik gebruik hier zelf TickTick voor.

In iedere stap wordt een check gedaan of de taak aanwezig is, het kan natuurlijk zo zijn dat er minder dan 5 taken in een email staan.

Pro tip: je kan er ook voor kiezen om een tussenstap in te bouwen om te checken hoeveel taken er in de email staan en dan dat aantal aan te maken.

Tips

• Test test test

• Pas je instructies aan

• Werk in stappen, probeer niet meteen al je emails op deze manier te verwerken.

Hou “the human in the loop”. Zorg dat de taken niet meteen tussen al je andere taken belanden. Ga voor een “proof of concept” en zodra het goed werkt kan je het direct koppelen.

En wellicht ook voor je collega’s inrichten.

Hulp nodig?

Laat het me weten!

Vind je dit een goed onderwerp voor een AI Live event? Laat het me weten en mogelijk zit je binnenkort bij ons op kantoor om er meer over te leren:

Tot de volgende,

Olaf Lemmens

P.S. Wil je meer weten over hoe je AI effectief kunt inzetten in jouw bedrijf? Kijk eens op: https://www.nina-ai.nl

Of laten we online kennismaken: https://tidycal.com/olaf/kennismaking-30-minuten-olaf