Hoe AI (Sam) mijn e-mails overnam

Laat ik je meenemen naar een woensdagochtend, drie maanden geleden. Ik stond op met dat typische maandaggevoel, hoewel het woensdag was.

Het soort gevoel dat je krijgt wanneer je weet dat er iets overweldigends op je wacht. Ik opende mijn laptop en, zoals verwacht, daar was het: een lawine van e-mails die op me af kwam. 59 ongelezen berichten, om precies te zijn.

Mijn hart zonk meteen. Ik voelde de stress al opkomen, alsof ik naar de top van een berg aan het kijken was, zonder te weten hoe ik die ooit zou beklimmen.

En toen, net op het moment dat ik overwoog alles gewoon dicht te klappen, had ik een ingeving.

Als ik AI kan inzetten om bedrijfsprocessen te optimaliseren, waarom zou ik dan niet mijn eigen inbox aanpakken? Misschien kon technologie mijn stress wel omtoveren tot een opgelucht gevoel van controle en rust.

Noem het geen agent, noem hen Sam

Eerst moest ik de AI trainen. Ik bouwde eerst het prompt op en voedde hem met verschillende e-mails die ik in uiteenlopende scenario's had geschreven.

En niet geheel onbelangrijk, ik koppelde email en agenda's. Ik koos er bewust voor om het een eigen email-adres te geven zodat ik nog een vorm van controle kon houden, mijn eigen email direct koppelen vond ik iets te spannend.

Het voelde alsof ik een zeer ijverige stagiair aan het opleiden was. Eentje die nooit sliep, nooit koffie nodig had, en... nou ja, eigenlijk helemaal geen lichaam had. Laten we hen voor het gemak Sam noemen. (Niet dat ik hen een naam gaf natuurlijk, want dat zou het tot een soort agent maken, en dat woord gebruiken we hier niet 😉).

Sam's eerste werkdag was... interessant. Sam plande een meeting in de avond in omdat daar nog ruimte in mijn agenda was voor de datum die de potentiële klant voorstelde. Hen dacht dat het geen probleem zou zijn, maar blijkbaar houdt niet iedereen ervan om om 22:00 uur zakelijke gesprekken te voeren.

Of wat dacht je van de talloze afspraken in mijn agenda waar alleen ik voor uitgenodigd werd...

Maar Sam leerde snel. Binnen een paar dagen sorteerde het mijn e-mails efficiënt, beantwoordde routinevragen en markeerde belangrijke berichten voor mijn persoonlijke aandacht.

Hen leerde zelfs mijn schrijfstijl na te bootsen, inclusief mijn neiging om te veel uitroeptekens te gebruiken!

Meest opvallend was een test die ik met mijn collega Kennet deed. Ik vroeg hem om Sam te mailen met de vraag of ik een lezing kon verzorgen. Wat ik niet wist, was dat Kennet bij wijze van grap in de e-mail zou zetten: "ik vind Olaf echt een mooie man."

Binnen een paar seconden kreeg ik een email van Sam, die dit toch wel een beetje vreemd vond.

De AI had bedacht om het zakelijk te houden en maar eerst mij over dit mailtje te e-mailen. Maar dat de mail van een NinA AI email adres kwam vond ze toch wel vreemd.

Dit was nergens in het prompt of de trainingsdata opgenomen

—echt geniaal.

De onverwachte voordelen van een AI Assistent

Wat me echt verbaasde, was hoe Sam me hielp mijn eigen communicatiestijl te verbeteren. Door antwoorden te analyseren, realiseerde ik me dat ik vaak te langdradig was. Sam's beknopte, maar vriendelijke antwoorden waren vaak effectiever dan mijn eigen woordenbrij.

Het hielp ook dat ik Sam voorzag van onderzoeken over de meest ideale e-mails. Recentelijk las ik een analyse van hoe 38 CEO's hun e-mails sturen (https://slab.com/blog/how-ceos-email/) en wat bleek?

Korte, bondige e-mails zijn cruciaal voor effectiviteit. Veel CEO's beantwoorden hun e-mails onmiddellijk, vermijden overbodige berichten, en zijn duidelijk over hun verwachtingen.

Warren Buffett benadrukte bijvoorbeeld dat snelle reacties vertrouwen opwekken bij zowel partners als klanten.

Daarnaast versturen succesvolle CEO's minder e-mails om zo de hoeveelheid inkomende berichten te beperken. Jeff Weiner van LinkedIn heeft zelfs de communicatie in zijn team geoptimaliseerd door duidelijk te zijn over wat hij wel en niet per e-mail wilde ontvangen.

Door dergelijke lessen toe te passen, kon ik Sam beter trainen om met mijn inbox om te gaan. Blijkbaar doen de grote CEO's dat.

Er was echter één memorabel moment waarop ik blij was dat ik Sam's werk controleerde. Sam had bijna een e-mail verstuurd waarin het binnen een minuut instemde met een voorstel van een potentiële klant, zonder na te denken over de haalbaarheid en gevolgen.

Blijkbaar dacht Sam dat snel reageren altijd de beste aanpak was, zoals sommige CEO's dat doen. Maar soms is het belangrijk om even na te denken voordat je op 'verzenden' drukt.

Wat ik heb geleerd

Deze ervaring heeft me veel geleerd over de mogelijkheden en beperkingen van AI in dagelijkse taken:

• AI kan onverwachte inzichten bieden in je eigen gedragspatronen.

• AI kan routinetaken overnemen, maar menselijk toezicht blijft cruciaal.

• De kwaliteit van je input bepaalt de kwaliteit van de AI-output. Garbage in, garbage out.

• Humor en sarcasme blijven een uitdaging voor AI. (Maar hé, dat geldt ook voor sommige mensen die ik ken).

Tot slot

Mijn inbox is nu geordend, mijn antwoorden zijn sneller en ik heb meer tijd om me te concentreren op belangrijke taken. Vooral de vragen via de website komen nu eerst bij Sam terecht. Daarnaast wordt Sam steeds beter om die irritante koude sales emails voor me te filteren.

Alles wat op mijn eigen email binnen komt wordt nog steeds door mijzelf beantwoord en verwerkt, maar ik label steeds meer berichten die beter via Sam kunnen.

Daarnaast is mijn volgende stap om Sam handige automatische emails te verzenden, bijvoorbeeld informatie over het parkeren bij ons kantoor voordat een gast bij ons langs komt!

Maar het belangrijkste is misschien wel dat ik een dieper inzicht heb gekregen in de rol van AI in ons dagelijks leven. Het is een krachtig hulpmiddel, maar geen vervanging voor menselijk inzicht en nuance.

Oh, en voor het geval je je afvraagt: nee, Sam heeft deze nieuwsbrief niet geschreven. Al zou hij dat waarschijnlijk sneller hebben gedaan en dus een stuk korter en bondiger.

Wat denk jij?

Zou jij een AI je inbox laten beheren?

Of heb je al ervaring met soortgelijke AI-toepassingen in je dagelijks werk?

P.S. Als je meer wilt weten over hoe wij bij NinA AI Agency AI inzetten om bedrijfsprocessen te optimaliseren, neem dan contact met me op: https://www.nina-ai.nl.

Tot de volgende

Olaf Lemmens

Founder, NinA AI Agency

_{Dit artikel is een kopie van mijn LinkedIn nieuwsbrief. Abonneren op LinkedIn https://www.linkedin.com/build-relation/newsletter-follow?entityUrn=7161817436009230337}

P.P.S. Zapier en Relevance waren een grote hulp bij het integreren van verschillende tools in dit proces. Azure voor de database en daarnaast koos ik voor Claude 3.5 Sonnet als taalmodel voor het schrijven van de emails.

P.P.P.S

We kunnen ook direct online kennismaken via: https://tidycal.com/olaf/kennismaking-30-minuten-olaf