5 productiviteitshacks met AI

AI en productiviteit gaan hand in hand.

Toch weten veel mensen die handige trucs niet snel te vinden.

Waar het vaak aan ontbreekt is tijd en kennis.

Toch hoop ik dat ik je hiermee inspireer om er eens wat tijd in te steken.

En als je het wil uitbesteden dan hoor ik het uiteraard graag.

Anyway, je bent hier om die kennis tot je te nemen, dus laten we van start:

1. Facturen van email naar excel.

Ik maakte hier een video over. Door slim AI als stap in je automatisering in te bouwen kan je snel de juiste informatie uit emails halen. Waarbij het dus niet uitmaakt waar die info staat.

Daarnaast “begrijpt” een AI wat er staat, kort gezegd kan je die info dus snel omzetten in nog meer bruikbare elementen, zoals categorieën. Ondanks dat die niet expliciet benoemd worden in de email. Geweldig toch!

2. Notities maken van je meetings

Het automatisch laten transcriberen van al mijn online meetings is voor mij echt een life saver. Want hoevaak denk je niet terug aan een meeting: “Wat was er ook alweer gezegd?”. Dit is verleden tijd, alle transcripten zijn tot je beschikking.

Ik zelf kan via Slack met mijn gespreksverslagen chatten: “Wat zei [klant] in onze meeting vorige week ook alweer over de datum voor onze business scan?” - in die letterlijke bewoording, zonder het benoemen van de meeting of de contactpersoon.

Daarnaast schuilt hier nog een extraatje in die mega bruikbaar is. Je kan namelijk een AI model vragen om analyses te maken over al je meetings. Zeker als je dit met meerdere teamgenoten gebruikt.

Daarvoor is het wel belangrijk om dit zo veilig mogelijk te doen, want je wil je data niet zomaar naar Amerikaanse servers sturen, daarin kunnen we je adviseren en helpen!

3. Content maken vanuit een ideeën bestand

Door slim gebruik te maken van automatisering en AI kan je snel ideeen omzetten in content. Dit wordt al door veel mensen geprobeerd maar toch zie ik het nog te vaak mis gaan. Laten we even uiteenzetten waardoor dit komt:

• Geen sterke prompts

  • Een goede output gaat en staat met een sterk prompt. Daar moet je best wat tijd in investeren. Daarnaast stopt het daar niet, gaandeweg moet je je prompt blijven finetunen!

• Geen eigen data

  • Wat is er erger dan een ChatGPT-achtige output die iedereen als dusdanig herkent. Zorg ervoor dat je eigen data (tone of voice, info etc.) wordt meegenomen

• Teveel handmatige stappen

  • Zo’n proces 100% automatiseren wil je waarschijnlijk (nog) niet. Echter is veel kopiëren en plakken zonde. Je kan namelijk je automatisering in stappen steeds slimmer maken, tot aan het automatisch klaar zetten van een volledige blogpost in je CMS aan toe!

Bekijk ook de video die ik hierover heb gemaakt!

4. Data en transcripten omzetten in CRM data

Sales en administratie, een huwelijk dat gedoemd is te mislukken. Want ja, welke goede verkoper is nu goed in administratieve taken? Die moeten gewoon verkopen. Help deze mensen een beetje door informatie om te zetten in bruikbare data.

Zo bouwen we nu voor een klant een sales assistent die alle info verzameld, het internet op kan, LinkedIn kan scrapen en uiteindelijk deze info naar het CRM brengt en zelf een volledige opzet voor een klant presentatie kan maken (binnen PowerPoint!)

Als je je een beetje boos maakt kan je uren tijd besparen voor sales, kunnen zij nog meer verkopen ;)

5. PDF’s verwerken en omzetten in bruikbare data

Op welke afdeling je ook zit. Je krijgt vaak te maken met PDF’s. Zorg er voor dat je team met taalmodellen of een handige tool die documenten kan scrapen. Scheelt hun enorm veel tijd.

Tot de volgende,

Olaf Lemmens

P.s. Bij NinA AI Agency zijn we trots dat we niet alleen zelf voorlopers zijn, maar ook andere bedrijven helpen om de kracht van AI te benutten. Wil jij ook vooroplopen in de AI-revolutie? Laten we kennismaken: https://tidycal.com/olaf/kennismaking-30-minuten-olaf